طريقة-استقدام-سائق-خاصكتابة محضر ادارة اجتماع
بما أنك من ستقوم بتسجيل محضر الاجتماع فلا بد أن يتوافر لديك ما ستقوم بتسجيل المحضر وما يقال في الاجتماع عليه ويمكنك أن تحضر التالي:- أجندة خاصة بالاجتماعات. مفكرة مقاس A قلم. لاب توب وهذا في حالة إذا كنت تجيد الطباعة. لا بد أن تكتب الأمور التالية في بداية محضر الاجتماع: تاريخ انعقاد الاجتماع. موعد انعقاد الاجتماع. مكان انعقاد الاجتماع. لابد أن تكتب أسماء الحاضرين في الاجتماع مع تحديد من تحدث ومن أدلى بفكرة ومن ساهم في النقاش، كما أنه يمكنك أن تقوم بتوزيع كشف بأسماء الحضور على الحاضرين لتسجيلهم إذا كان العدد كبير، أو من الممكن أن تقوم بتوزيع بطاقات عليها أسماء المشاركين وقبل الدخول للاجتماع على الشخص أن يسجل في ورقة عندك لإثبات الحضور لكي يأخذ الهوية التى تمنحه حق الدخول للاجتماع. عليك أن تقوم بقراءة أجندة الاجتماع على الحضور وفيها المواد التى سيتم مناقشتها في الاجتماع والإشارة إليها وإلى إمكانية تعديلها حسب رؤية الحضور وحسب رؤيتهم لأهمية النقاط. لابد أن تحضر معك نسخة من محضر الاجتماع السابق لكي تكون معك إذا ما قام أحد الحضور بطلبها أو بالاستفسار عن آخر تطورات الاجتماع السابق والنقاط التى تم الاتفاق على العمل عليها والإشارة إلى ما توصل إليه تنفيذ تلك النقاط.
سؤال حول: كتابة محضر اجتماع
- طريقة كتابة محضر اجتماع - موضوع
- مبارات الهلال و اوراوا
- 8 خطوات مهمة لكتابة محضر اجتماع
عرض موجز لأهم المشاريع التي تناولها المتنافسون كما قام السيد المدير والأعضاء بوضع اقتراحات لتكريم الفائزين بتلك المسابقة وخلص المجتمعون إلى: إقامة حفل تكريم في أحد مدارس المنطقة. دعوة الطلاب للمشاركة في مثل هذه المسابقات. إحداث مقر خاص للقيام بتلك المسابقات في المرات القادمة. واتفق على أن يعقد الاجتماع بعد كل مسابقة!. أعضاء اللجنة السيد مدير المدرسة السيد مدير لجنة الإشراف على المسابقة
فقد يتسبب غُموض محضر الاجتماع أو إغفاله لذكر أمرٍ هام في حدوث مشاكل عديدة مثل عدم تنفيذ بعضا من قرارات الاجتماع أو التسبب في حدوث تنازع بين الجهات المشتركة في الاجتماع. يجب أن تكون عل علم بموضوع الاجتماع وسبب انعقاده وجدول الأعمال. يجب أن تحضر قبل انعقاد الاجتماع وأن تصطحب معك الأدوات التي ستستخدمها لتسجيل المسودة الأولى لمحضر الاجتماع. هذه الأدوات قد تكون قلم وعدة أوراق وقد تكون جهاز تسجيل صغير أو جهاز MP3 أو حاسوب. قم بتسجيل أسماء من حضروا الاجتماع أو قم بتمرير كشف حضور واطلب من كل مشارك التوقيع أو وَضع علامة أمام اسمه أو تسجيل اسمه إن لم يكن مسجلا. يُفضل أن تجلس قريبا من قائد الاجتماع حتى يمكنك استشارته في أي أمرٍ متعلق بمحضر الاجتماع. تأكد من أنك تعرف أسماء المتحدثين ويمكنك رسم شكل تخطيطي لأماكن جلوس المشاركين بحيث ترجع إليه عند الحاجة ويمكنك أن تطلب من المتحدث تقديم نفسه. قُم بتسجيل القرارات وأهم المناقشات والتوضيحات التي قِيلت. لا تُحاول تسجيل كل كلمة وكل رأي ولكن سجل الأشياء الهامة. لا تُسجل الأحاديث الخارجة عن أمور العمل ولا تُسجل تفاصيل المناقشات. سجل القرارات والمواضيع حسب ترتيب حدوثها في الاجتماع أو حسب ترتيب جدول الأعمال.
كُن حريصا ودقيقا فيما تكتب لِكيلا يرفض المشاركون بعد ذلك التوقيع على محضر الاجتماع. قد تتأكد أ من قبول المشاركين لما كتبته وذلك قبل نهاية الاجتماع أو قبل الانتقال إلى فقرة أخرى في جدول الأعمال. بعض الاجتماعات يكون لها طابع رسمي جدا مثل اجتماعات الجمعيات العمومية ومجالس الإدارات وما إلى ذلك. هذه الاجتماعات قد تتميز بصيغة محددة لمحضر الاجتماع أو باشتراطات خاصة. في هذه الحالات عليك مُراعاة تلك الاشتراطات الخاصة. في هذه المقالة نتحدث عن اجتماعات العمل الرسمية العادية. بعد الاجتماع قُم بإعداد مسودة محضر الاجتماع مما سجلته أثناء الاجتماع واعرضها على قائد الاجتماع ثم مررها على المشاركين للتوقيع أو إبداء أي ملاحظات ثم قم بتوزيع المحضر الاجتماع النهائي. حاول إنجاز مسودة محضر الاجتماع في أقرب وقت بعد الاجتماع. في بعض الاجتماعات الرسمية جدا يتم التصديق على محضر الاجتماع في أول الاجتماع التالي. محضر الاجتماع قد يتكون من ورقة أو اثنتين أو عدة أوراق حسب تفاصيل الاجتماع ومدى رسميته. قد يتم إرفاق بعض المستندات بالاجتماع كجدول زمني أو رسم توضيحي أمثلة للأخطاء في إعداد محضر اجتماع: المثال الأول: المثال التالي يوضح محضر اجتماع لتحديد سبل تقليل وقت انتظار العملاء قبل الحصول على الخدمة محضر اجتماع موضوع الاجتماع: تقليل وقت انتظار العملاء قبل الحصول على الخدمة مكان الاجتماع: غرفة الاجتماعات رقم 5 قائد الاجتماع: مدير العمليات- إبراهيم سعد موعد الاجتماع: يوم الأحد 11 مارس 2007 الساعة الثانية ظهرا الهدف من الاجتماع: دراسة كيفية تقليل وقت انتظار العملاء بعد وصول عدة شكاوى خلال الشهر الماضي ملخص لما دار في الاجتماع بعد دراسة الموضوع تقرر الآتي: تحسين مكان الانتظار تقليل الوقت اللازم لخدمة العميل تدريب موظفي المبيعات لرفع مستواهم ماذا تُلاحظ على دعوة الاجتماع السابقة؟ بالإضافة إلا أن الدعوة لم توضح من هم المشاركون في الاجتماع فإن هناك خطأ فادح.
اكتب موعد انتهاء الاجتماع واستكمل جميع البيانات الناقصة بعد انتهاء الاجتماع مباشرة، وتأكد من حصولك على جميع المستندات المهمة مثل ورقة أسماء الحضور والتقارير والمذكرات وغيرها. المراجع ↑ "How to Take Minutes", wikihow, Retrieved 13-6-2018. Edited. ↑ "How to Write Meeting Minutes", meetingking, Retrieved 13-6-2018. Edited. ↑ "How to Write Meeting Minutes", meetingbooster, Retrieved 2018-6-13. Edited.
October 16, 2020, 11:36 am